Planowanie czasami spędza sen z powiek nie jednemu kierownikowi, menadżerowi, liderowi zmiany czy szefowi kuchni. Planowanie jest elementem naszego codziennego życia. Sama obecnie jestem w trakcie planowania tegorocznego urlopu. Później będę planowała co mam np. robić od października - wybrać jakieś studia, czy zrobić rok przerwy, następnie będą plany na Nowy Rok, a później .....
Każdy z nas coś planuje, szuka sposobów na osiągnięcie swojego planu, szuka środków finansowych aby plan mógł być zrealizowany, określa czas, w którym będzie realizował to co zaplanuje.
Można powiedzieć, że całe życie coś planujemy, z większym lub z mniejszym skutkiem ale jesteśmy planistami kreującymi nasze życie i czy nam się to podoba czy nie, sztuki planowania uczymy się każdego dnia. A teraz trochę teorii.
Czym jest planowanie.
Planowanie – to proces ustalania celów i odpowiednich działań, tak, by je osiągnąć. Planowanie to projektowanie przyszłości, której się pragnie, oraz środków na tyle skutecznych aby móc ją osiągnąć. Planowanie to też przewidywanie warunków działania, określanie granic czasowych, wyznaczanie celów i zadań, wyznaczanie środków i sposobów ich najkorzystniejszej realizacji.
"Rodzaje planowania (z uwagi na czas realizacji):
- strategiczne (powyżej 5 lat) - plan przyszłości, dzięki któremu o wiele łatwiej wytyczyć ścieżki postępowania i realizacji (co zamierza się osiągnąć w życiu, lista wartości).
- długoterminowe (od 2 do 5 lat) - konkretne przedsięwzięcia służące realizacji nadrzędnego celu.
- średnioterminowe (od kilku miesięcy do roku) - to odpowiedź na pytanie co należy zrobić, aby zrealizować plan długoterminowy.
- krótkoterminowe (do trzech miesięcy) - krótkie zadania do wykonania.
- bieżące - codziennie lub w skali tygodnia (godziny i terminy spotkań, spraw do załatwienia).
Proces planowania obejmuje: prognozowanie, programowanie, tworzenie planu.
Etapy procesu planowania:
- ustalenie celów
- zidentyfikowanie problemów
- poszukiwanie alternatywnych rozwiązań
- ocenianie konsekwencji
- dokonanie wyboru
- wdrażanie planu
- kontrola realizacji
- etap przedsiębiorczości - na tym etapie menedżerowie mało korzystają z funkcji planowania, raczej odpowiadają na pojawiające się nieliczne problemy.
- etap luki administracyjnej - zaczyna się rozwijać sformalizowane planowanie, zwłaszcza w celu zwiększenia skuteczności.
- etap luki oczekiwań - tworzone są plany oceniające wizje dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa
- etap strategicznego rozwoju - menedżerowie zajmują się problemami wzrostu, poszukują sposobów rozszerzania i dywersyfikacji działalności ustabilizowanego przedsiębiorstwa.
Źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/Planowanie
Wszystko to wiemy, gdzieś się z tym spotkaliśmy, ktoś prezentował na jakimś szkoleniu, może na studiach jakiś wykładowca pokazywał to na slajdach lub co gorsza wymagał na egzaminie.
Plany, plany, plany - zacznijmy od przykładu.
Żyjemy tu i teraz. Jak nam się żyje, to wszyscy wiemy. Mamy rodziny, dzieci, posiadamy jakieś majątki trwałe np. mieszkania i mienie ruchome - np. samochody, telewizory, pralki i inne. Czas płynie leniwie i nagle okazuje się, że nasz samochód już nie jest pierwszej młodości, osiąga 16 lat. Zaczyna coś w nim stukać, pukać, na początku psuje się linka, potem silnik i tak tak dalej. W naszych umysłach rodzi się plan A MOŻE KUPIMY NOWY SAMOCHÓD? I tak się zaczyna planowanie.
Będziemy określać jaki samochód jest nam potrzeby, ilu osobowy, ile pieniędzy na niego możemy przeznaczyć, kiedy możemy go kupić itd.
Nasze plany mogą być bieżące tzn. idziemy i kupujemy samochód, krótkoterminowe - musimy zastanowić się nad możliwością sfinansowania zakupu, średnioterminowe - będziemy w tym czasie odkładać pieniądze, długoterminowe - poczekamy np. 2 lata i w tym czasie będziemy się modlić, aby nasz kochany samochodzik nie wyzionął duch. Strategiczne, no cóż ... oby nie w tym przypadku.
A jak planowanie ma się do służby zdrowia. Planowanie bieżące to nic innego jak dobre zaplanowanie codziennego dnia w szpitalu, zabezpieczenie w niezbędne środki dezynfekcyjne, leki, opatrunki medyczne i wszystko to co jest potrzebne do leczenia pacjentów. Dobry personel medyczny, a w szczególności wyszkolone oddziałowe lub kierownicy oddziałów wiedzą najlepiej co jest im potrzebne, w jakim czasie i w jakiej ilości. Inaczej ma się gdy mówimy o planowaniu w dłuższym okresie czasu. Działalność lecznicza nie jest łatwym tematem. Funkcjonowanie klinik, szpitali, przychodni, gabinetów czy nawet sanatoriów w znacznej mierze uzależnione jest od planów długookresowych i strategicznych. Musimy potrafić przewidzieć:
- jakie będzie kontraktowanie usług medycznych z Narodowym Funduszem Zdrowia;
- jakie remonty i konserwacje są konieczne do wykonania w naszych nieruchomościach i środkach trwałych;
- jakie sprzęty medyczne będą musiały zostać zastąpione nowymi na skutek zużycia;
- jakie zasoby kadrowe będa nam potrzebne do zrealizowania celów statutowych;
- jeżeli posiadamy środki z Funduszy Europejskich to czy jesteśmy w stanie zachować ciągłość projektów;
- możliwośc pozyskania dodatkowych środków finansowych na realizacje zaplanowanych zadań, właściwe przygotowanie planów inwestycyjnych, itp.
W obecnych czasach nic nie jest pewne. Umiejętne określenie planów strategicznych i planów długookresowych jest nie lada wyczynem i aby tego dokonać trzeba mieć odrobinę intuicji, wyszkolonych ludzi, którzy nam pomogą, wiedzę niezbędna do stworzenia takich planów, kogoś kto będzie to wszystko monitorował i wiarę w przyszłość. Patrząc na to co się dzieje w służbie zdrowia, to czasami ma się wrażenie, że nic nie idzie w parze. Mamy dobry sprzęt medyczny, a nie ma go kto obsługiwać, mamy świetny personel medyczny, ale nie mają odpowiedniego sprzętu do leczenia pacjentów, mamy wyszkolonych i znających się na zarządzaniu dyrektorów, a nie mamy kim zarządzać i najgorsze z możliwych dla jednostek służby zdrowia - mamy zarządzających, którym wydaje się że wszystko wiedzą, a tak na prawdę, to może i wiedzą ale nie na tyle aby uzdrawiać "chorą służbę zdrowia".
Zawsze zadziwiała mnie przedstawiana w wielu książkach, filmach japońska szkoła zarządzania. W japońskich firmach dyrektorem, prezesem nie zostaje sie z przypadku. Do najwyższego szczebla w firmie dochodzi się latami pracując na wszystkich, możliwych stanowiskach pracy, poznając tajniki zawodu u źródła. Pokonując poszczególne szczeble zawodowe w firmie poznaje się ją od podszewki. Awansując na Dyrektora jest się ekspertem i zna się wszystkie słabe i mocne strony Firmy. Ma się nie tylko wyobrażenie, ale posiada się wiedzę o tym, gdzie można i trzeba coś zrobić aby Firma funkcjonowała dobrze.
W służbie zdrowia przewodnim mottem nie powinno być "cięcie kosztów" tylko "leczenie pacjentów". Nie da się leczyć ciągłymi cięciami, fakt czasami trzeba ciąć żeby wyleczyć, ale o tym wiedzą najlepiej lekarze. I to chyba tyle na tema planowania.
Organizowanie - to temat następnego posta. Zapraszam
