Organizowanie

Organizowanie jest jedną z czterech funkcji zarządzania. A czym jest organizowanie? 

Organizowanie to proces, ciąg następujących po sobie etapów ściśle ze sobą powiązanych. Bardziej szczegółowo - to proces porządkowania, przydzielania, koordynowania działań i przypisania ich poszczególnym osobom w organizacji. Celem organizowania jest osiągnięcie pewnego ładu, który ma doprowadzić do osiągnięcia zamierzonych przez organizacje celów.

Organizowanie definiuje się jako proces tworzenia takiego układu ludzi i innych zasobów, które umożliwiałyby współpracę zmierzającą do osiągnięcia wspólnego celu. Proces ten pozwala ustalić, kto co powinien robic, kto kogo nadzoruje oraz jakie są wzjemne relacje miedzy poszczególnymi ludźmi i częściami organizacji - definicja według J.R. Schermerhorna, "Zarządzanie", PWE, Warszawa 2008. 

I ta właśnie definicja najtrafniej określa to, czym jest organizowanie. W zależności od tego jaki rodzaj struktury organizacyjnej chcemy stworzyć działania organizacyjne mogą być bardziej lub mniej rozbudowane. Jeżeli będziemy tworzyć sklep, biuro rachunkowe czy punkt usługowy to organizowanie takiej struktury będzie mniej absorbujące niż budowanie fabryki mebli czy tworzenie szpitala. Im większa struktura organizacyjna, tym więcej procesów do opisania, uporządkowania.

Potraktujmy organizację jako żywy organizm, który każdego dnia aby funkcjonować musi wykonać wiele zadań, podjąć decyzji, przeprowadzić spotkań, rozmów, uregulować kontakty wewnątrz organizacji jak i na zewnątrz. Weźmy taki szpital, który jest instytucją służącą ludziom. Aby osiągnąć zamierzony cel szpitala - LECZYĆ PACJENTÓW - potrzebna jest właściwa organizacja struktury. Szpital posiada ograniczone zasoby: ludzkie, rzeczowe i finansowe - bez właściwej organizacji, czyli bez usystematyzowania codziennej pracy poprzez podział obowiązków, przypisanie zadań i odpowiedzialności, zasad komunikacji w organizacji w Szpitalu panowałby chaos.Organizowanie nie może być dziełem przypadku, musi być ciągłym procesem podlegającym modyfikacji, obserwowaniu, wyciąganiu wniosków, podejmowaniu decyzji. Tylko wtedy jest szansa na powodzenie.

Organizowanie pracy ułatwia podejmowanie decyzji, pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze, wygenerować zysk, zapewnić bezpieczeństwo pracowników. 

               W zależności od rodzaju działalności struktura organizacyjna może być dzielona na działy, oddziały, komórki organizacyjne, biura, zespoły, sekcje itp. Podstawową jednostką struktury organizacyjnej jest stanowisko pracy przypisane do jednej osoby. Wiadomo, że gdzie pracują ludzie tam są tworzone formalne i nieformalne więzi.

Bardzo dobrze i trafnie zostały opisane więzi pomiędzy poszczególnymi elementami organizacji w artykule Magdaleny Kusińskiej "Funkcje zarządzania: organizowanie. Wprowadź efektywnie swoje plany w życie" na www.managerka.com. 

Więzi pomiędzy poszczególnymi elementami można podzielić na:

- służbowe, czyli łączące kierowników poszczególnych komórek i ich podwładnych (klasyczna relacja pracownik-szef)

- technologiczne - łączą stanowiska pracy uczestniczące w procesie technologicznym, czy świadczenia usługi (np. w salonie stylisty fryzur, kolorysta dobiera kolor i nakłada farbę, asystent myje włosy klienta, mistrz stylista strzyże, a starszy asystent układa fryzurę);

- funkcjonalne - łączące stanowiska pracy wykonujące tę samą funkcję (księgowość, marketing, obsługa klienta)

- informacyjne - przekazywanie niezbędnych informacji do realizacji zadań i podejmowania decyzji (np. recepcja w salonie kosmetycznym informuje kosmetologa, że czeka klient, masażysta osobę odpowiedzialną za zaopatrzenie, że skończył sie olejek do masażu).

Ja wracam do przykładu szpitala. To struktura organizacyjna bardzo mocno rozbudowana.W szpitalu funkcjonują oddziały szpitalne, poradnie, gabinety, recepcje oraz cały pion administracyjny, w którego skład wchodzi np. księgowość, zarząd, zaopatrzenie, sekcje techniczne tzw. warsztaty, oraz sekcje służące właściwemu funkcjonowaniu oddziałów szpitalnych, tj. sterylizatornie, apteki, prosektoria, laboratoria. Każda część szpitala sama nie jest w stanie spełnić swojego celu, oddział szpitalny bez zaopatrzenia nie byłby w stanie wykonywać zabiegów leczniczych, poradnie bez właściwej rejestracji pacjentów nie byłyby w stanie ogarnąć i wykonać swoich zadań, administracja bez oddziałów nie miałyby racji bytu, bez odpowiedniej czystości i higieny oddziały i poradnie czekałby paraliż sanitarny, itp, itd. Należy pamiętać, że w sektorze usługowym, a takowym jest służba zdrowia, głównym elementem organizacji jest człowiek - lekarz, pielęgniarka, salowa, księgowa, portier, zaopatrzeniowiec i wiele, wiele innych ludzi. To dzięki nim Szpital istnieje i służy pacjentom.

Ważny i potrzebnym elementem w organizacji jest cały szereg dokumentacji, który tworzy się i dumnie nazywa się regulaminami, schematami, opisami stanowisk - takie usystematyzowanie wprowadza ład i porządek, a co za tym idzie właściwe funkcjonowanie organizacji. 

Pamiętajmy o tym, że rodzina też jest taką struktura organizacyjną, która jest sformalizowaną, posiadającą swoje własne niepisane normy postępowania, jakiś regulamin dnia codziennego, schemat postępowania np. przy wychowywaniu dzieci, czy przypisane funkcje i zadania w rodzinie, tzw. podział obowiązków. W życiu też idziemy do przodu, planujemy, organizujemy, zmieniamy, modyfikujemy, gdyby nie to, to gdzie teraz byśmy byli?

Ostatnio natknęłam się na super artykuł Nicoletty Baskiewicz "Kobiety w zarządzaniu organizacjami" dla zainteresowanych fragment ".... nadrzędną rolę przypisuje się zasobom ludzkim. Coraz częściej zauważa się również, że współczesne organizacje potrzebują kobiet. Po pierwsze dlatego, iż kobiety są bardziej elastyczne i wszechstronne, po drugie dlatego, że godzą się pracować za mniejsze pieniądze, a wreszcie dlatego, że zgodnie ze stereotypem płci większą uwagę przywiązują do kontaktów międzyludzkich, partycypacji w podejmowaniu decyzji, zespołowego działania, co jest zgodne ze współczesnymi trendami w nauce o zarządzani."

Tyle na dzisiaj. Motywowanie - ostatnio mój konik. To temat następnego postu.
Miłej lektury